חתימה אלקטרונית על מסמכים- מה היתרונות שלה?

חתימות ידניות על הנייר היו בשימוש במשך עשרות שנים, אם לא מאות שנים, הרבה לפני הקמת מערכת חתימה על מסמכים דיגיטליים של iforms. הוספת חתימה על מסמך PDF זוהי גישה מהירה ופשוטה לאמת את הזיהוי של מישהו ולקבל את רשותו. אבל איך תוכלו להשתמש ביכולת הטכנולוגית של היום כדי לייצר משהו מחייב מבחינה משפטית כמו חתימה בכתב יד? זה המקום שבו היתרונות של חתימות אלקטרוניות על מסמכי PDF הופכות לזמינות גם אונליין. עותק מודפס, חתום ומתויק של מסמך דיגיטלי נוצר בקלות ונשלח במייל לנמענים הרלוונטיים.

המקומות בהם חתימות אלקטרוניות יכולות להיות שימושיות

הוספת חתימה על מסמך PDF, הידועה כחתימה אלקטרונית, היא חלק בלתי נפרד מתהליך הדיגיטציה שכן היא מאפשרת לעסקים לזרז את השלמת הסכמים הדרושים להם במהירות שיא, אפילו כאשר מדובר על טפסים הנשלחים למדינות אחרות.

במשך יותר מ-30 שנה, קובצי PDF הם הסטנדרט דה פקטו להחלפת טפסי נייר. קובצי PDF נוחים עבור חוזים והסכמים מכיוון שהם פשוטים להפקה, קריאה ושיתוף. חתימות אלקטרוניות, הן חלק מכריע בפאזל הטרנספורמציה הדיגיטלית מכיוון שהן מאפשרות לעסקים לזרז את השלמת הסכמים הכוללים עובדים ולקוחות.

חתום בכל זמן ובכל מקום

העברת מסמכים היא אחת מכאבי הראש העיקריים של שימוש בחתימות עט ונייר. לחלופין, מסמכים עשויים להיעלם. עם הוספת חתימה על מסמך PDF, הכל הרבה יותר קל. חתימות אלקטרוניות מאפשרות לכם לחתום על מסמך מכל מקום ובכל זמן. כל מה שנדרש הוא מחשב נייח או נייד טלפון או טאבלט עם גישה לאינטרנט. מהירות מסוג זה חיונית לארגונים רבים מכיוון שהיא מונעת את הצורך לעכב את תהליך סגירת העסקה בזמן עיבוד התיעוד. הסכמים שצריך לסיים במהירות אפשר לעשות באופן דיגיטלי.

לגרום למישהו לחתום על כל דבר ביד זה מרגיז כי זה יכול להאט הליך עסקי מסובך ורגיש, כמו סגירת עסקה. קבלת הסכמה מכל בעלי העניין קלה מאוד על ידי השימוש בחתימות אלקטרוניות. אתם יכולים להימנע מהמתנה לעותקים מודפסים על ידי חתימה אונליין על המסמך במקום.

חתימות אלקטרוניות וזרימות עבודה אוטומטיות של מסמכים מפחיתים את הצורך באינטראקציה אנושית בעת סיום מסמכים משפטיים. חתימות אלקטרוניות מאפשרות לכם לסיים במהירות הסכמים. לא רק שחתימה אלקטרונית חוסכת זמן וכסף, אלא היא גם מסירה את הצורך בחתימות נייר. חשבו על ההוצאות הכספיות והאקולוגיות של חומרי הדפסה ומשלוח. אם אתם עובדים עם הרבה ניירת, זה הזמן לעבור לשירות המשתלם של חברת iforms. צרו קשר דרך המייל info@iforms.co.il.

קרדיט: Canva

מה זה בדיוק טופס 101 ובאיזה צורה שלו הכי נוח להשתמש?

בעת תחילת עבודה חדשה ובכל שנה לאחריה, על העובדים למלא טופס 101 אונליין מרשויות המס על מנת לגבות את הניכויים, הזיכויים והפטורים המגיעים להם כדין. יש למלא את הטופס במלואו וניתן לשלוח אותו בקלות אל המעסיק במייל. במידה והפרטים האישיים של העובד השתנו (עקב לידה, גירושין, מעבר דירה וכדומה), עליו למלא טופס חדש. טופס זה משמש לתיאום מס ומחייב את העובד לרשום כל כסף שהרוויח מעבודות או מקורות אחרים.

רווחים שאתם מקבלים ממילוי הטופס הדיגיטלי

ראשית, אם אתם תושבי ישראל, אם יש לכם ילדים, אם אתם בעלי מוגבלויות, הורים יחידים, גרושים, אם אתם הורה לילד עם מוגבלות, עולים חדשים, סטודנטים, אם אתם אזרחים ותיקים ועוד, אתם עשויים להיות זכאיים להקלות מס והטבות מרשויות המס בארץ. ישנן נקודות או הטבות קבועות מראש הניתנות לכם בהתאם למילוי הפרטים הרלוונטיים בטופס 101. אם האדם הממלא את הטופס תואם את הקריטריונים, הוא יהיה זכאי למספר נקודות זכות אם ימלא אותו כראוי וישלח אותו למעסיק עם חתימה דיגיטלית מאובטחת.

חתימה דיגיטלית היא שיטה קריפטוגרפית לאימות המקור והשלמות של קובץ דיגיטלי, תקשורת או פיסת קוד. זוהי הגרסה האלקטרונית של חתימה פיזית או חותמת, אבל עם רמות גבוהות בהרבה של הגנה מובנות ישירות. כדי למנוע זיוף והתחזות פותחו חתימות דיגיטליות. ניתן לאמת את האותנטיות, השולח והסטטוס של מסמכים, עסקאות או הודעות אלקטרוניות באמצעות שימוש בחתימות דיגיטליות. ניתן להשתמש בהם גם כדי לוודא שהחותם קרא והבין את המסמך עליו הוא חותם. חתימות דיגיטליות מוכרות כמחייבות משפטית במדינות רבות, באותו אופן כמו חתימות מסמכים בכתב יד.

מדוע, אם כן, עדיף לכל עסק ליצור טפסים דיגיטליים מותאמים אישית?

בשל העובדה שלכל עסק ישנן מספר טפסים, הן פנימיים והן חיצוניים לעסק, ניתן ליצור כל טופס ומסמך באופן דיגיטלי ולהתאים אותו לדרישות העסק באופן אישי. ניתן למלא את טופס 101 במחשב או במכשיר נייד ולשלוח למייל של העובד והמעסיק כדי לייעל את פעילות המשרד. עם הכלים העומדים לרשותכם בעזרת המערכת המתקדמת של iforms, אין סיבה מדוע להשלים את כל ההליכים העסקיים באינטרנט. עבודה עם טפסים דיגיטליים היא יותר יעילה וחסכונית בהרבה. בעזרת המערכת הנוחה והפשוטה של iforms תוכלו לטעון כל טופס שאתם עובדים איתו בחברה, ולהפוך אותו לדיגיטלי, המאפשר מילוי שדות ובדיקה אוטוטית לתקינותם. כך גם תבטיחו שאתם מקבלים מידע נכון מהעובדים הממלאים את הטופס. מוזמנים ליצור איתם קשר info@iforms.co.il.